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この記事を書いた人：さやか 元キャリアアドバイザー・現職人事
飲食チェーンの店長を4年経験したのち、人材会社でキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーとして3年間、転職者と企業採用の両面を担当。現在は人事として新卒・中途採用に携わる。※画像はイメージです
✍️ 筆者（現役人事）からひと言
私は人事として新卒採用を担当しています。採用しているのは総合職（営業8割・企画2割）で、年間20名ほどの採用に対して応募は2000名ほどです。採用担当としていちばん困るのは、学生と連絡が取れなくなることです。辞退するなら、一言テキストで送ってもらえるだけで十分ありがたいのが本音です。社会人になってから、どこでどんな縁があるかはわかりません。人として最低限の連絡とマナーは守った対応をしてほしいと思っています。
「内定をもらったけど、承諾するか迷っている」「辞退したいけど、どう伝えればいいかわからない」——内定の承諾や辞退は、多くの学生にとって初めての経験です。この記事では、新卒採用を担当している現役人事の目線で、内定の承諾・保留・辞退の伝え方と、そのまま使える例文を紹介します。
📌 この記事の結論
- 承諾・保留・辞退のどれでも、決めたら早めに連絡するのがいちばん大切
- 人事がいちばん困るのは連絡が取れなくなること。辞退なら一言テキストでも送ってほしい
- 社会人になってからどこで縁があるかわからない。最低限の連絡とマナーは守る
人事がいちばん困るのは「連絡が取れなくなること」
内定を出したあと、学生から連絡が来なくなってしまうことがあります。企業は、内定者の人数をもとに採用計画を立てているため、返事がないと次の動きが取れず、ほかの学生に声をかけるタイミングも逃してしまいます。
キャリアアドバイザーとして転職を支援していた頃にも、内定を承諾したあとに連絡がつかなくなった方がいました。企業や担当者との調整が止まり、多くの人が困ってしまいます。辞退することより、連絡しないことのほうが、ずっと相手に迷惑をかけてしまうのです。
💡 人事の本音
辞退の連絡は、気まずくて後回しにしたくなる気持ちもわかります。でも、人事としては「辞退します」の一言が届くだけで本当に助かります。長い文章でなくても大丈夫です。就活エージェント経由で応募している場合は、エージェントの担当者に伝えましょう。
なぜ最低限のマナーが大切なのか
社会人になると、就活で出会った企業と、取引先や転職先としてまた関わることもあります。どこでどんな縁があるかはわかりません。そのとき、「あのとき連絡をくれなかった人」として覚えられているのは、もったいないことです。
丁寧な連絡は、相手のためだけでなく、自分の将来のための行動でもあります。
内定を承諾するときの伝え方
承諾すると決めたら、回答期限より前に、できるだけ早く連絡しましょう。承諾の前に、勤務地・配属・給与・入社日など、気になることは確認しておくと安心です。
✉️ 承諾のメール例
件名：内定承諾のご連絡（〇〇大学 〇〇〇〇）
株式会社〇〇 人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇〇〇です。
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
貴社からの内定を、謹んでお受けいたします。
入社までに必要な手続きや準備がございましたら、ご教示いただけますと幸いです。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
返事を待ってもらいたいとき（保留）の伝え方
ほかの企業の選考結果を待ちたいなど、すぐに決められないときは、正直に理由を伝えて、いつまでに返事ができるかを添えて相談しましょう。何も言わずに期限を過ぎるのがいちばんよくありません。
✉️ 保留をお願いするメール例
件名：内定のご連絡へのお礼とご相談（〇〇大学 〇〇〇〇）
株式会社〇〇 人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇〇〇です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮なのですが、現在選考が進んでいる企業があり、すべての結果が出たうえで決めたいと考えております。〇月〇日までにお返事させていただくことは可能でしょうか。
勝手なお願いで申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。
内定を辞退するときの伝え方
辞退すると決めたら、決めた時点ですぐに連絡しましょう。企業から電話での連絡を求められている場合はそれに従い、特に指定がなければメールでも問題ありません。辞退の理由は、詳しく説明しなくても大丈夫です。
✉️ 辞退のメール例
件名：内定辞退のご連絡（〇〇大学 〇〇〇〇）
株式会社〇〇 人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇〇〇です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、熟考の結果、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
選考では貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、心よりお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
※例文は一例です。企業から指定された連絡方法がある場合は、そちらに従ってください。
承諾したあとに辞退することになったら
内定を承諾したあとに、やむを得ない事情で辞退することになる場合もあります。そのときは、わかった時点でできるだけ早く、誠実に伝えましょう。気まずさから連絡を先延ばしにするほど、企業の負担は大きくなります。お詫びの気持ちを伝え、企業から説明を求められたら、話せる範囲で理由を伝えましょう。
✉️ 承諾後に辞退するときのメール例
件名：内定辞退のお詫びとご連絡（〇〇大学 〇〇〇〇）
株式会社〇〇 人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇〇〇です。
先日、内定を承諾させていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。〇〇の事情により、貴社への入社を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
多大なご迷惑をおかけしますことを、心よりお詫び申し上げます。
本来であれば直接お伺いすべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。お電話でのご説明が必要でしたら、ご指示いただけますと幸いです。
※承諾後の辞退は、企業から電話での説明を求められることもあります。その場合は誠実に応じましょう。
やってはいけないこと
連絡をせずに放置する
人事がいちばん困る対応です。辞退するなら、一言でいいので必ず伝えましょう。
回答期限を黙って過ぎる
期限までに決められないときは、期限の前に相談しましょう。
辞退の連絡を先延ばしにする
決めた時点ですぐに連絡するのがマナーです。遅くなるほど、企業の採用計画に影響します。
内定の承諾・辞退についてよくある質問
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📌 この記事のまとめ
- 承諾・保留・辞退のどれでも、決めたら早めに連絡する
- 人事がいちばん困るのは連絡が取れなくなること。辞退なら一言テキストでも送る
- 社会人になってからどこで縁があるかわからない。最低限の連絡とマナーは守る
承諾するか迷ったら、プロに相談しよう
内定を承諾するか迷っている、まだ納得できる内定がない、という方は、就活のプロに相談してみましょう。一人で抱え込むより、判断の材料が増えます。
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